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Proceso de recepción en almacén

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Las Operaciones del Almacén

Las diferentes operaciones que suceden en nuestro almacén son de máxima importancia para una correcta gestión del inventario y que tiene como principal objetivo alcanzar la máxima satisfacción del cliente (empresa o consumidor). No olvidemos que es uno de los eslabones principales de la logística de la empresa por lo que todas las actividades que se producen en éste, han de ser precisas, productivas y coordinadas con el resto de procesos. De la correcta gestión de las operaciones internas del almacén, dependerá principalmente la fiabilidad de nuestro inventario y la disposición del producto solicitado en el menor tiempo posible.

Este post es el primer de una serie de tres en los cuales me propongo describir de forma sencilla las principales actividades de un almacén.

  1. Recepción
  2. Preparación
  3. Expedición

La Recepción de Producto

La recepción del producto es el proceso por el cual un producto (o conjunto de productos) procedentes de la fuente de suministro (proveedor, fábrica) llegan al almacén con el objeto de ser clasificados, controlados e introducidos en el SGA (Sistema de Gestión de Almacen) para su posterior ubicación dentro de las propias instalaciones de almacenamiento y estar en disposición de ser enviados al cliente o consumidor final según los requerimientos de envío.

Pueden venir en diferentes formatos (pallet monoreferencia, pallet mutireferencia, caja, etc) según tamaño, tipo de producto, procedencia, etc, siendo este formato factor clave en el proceso de manipulación y clasificación de los mismos.

El proceso de recepción se divide en las siguientes tres fases:

(I) Chequeo visual externo

Tres sencillas cuestiones  que harán que la recepción de la mercancía se haga de forma fiel y efectiva:

  1. Se procederá con la descarga del producto si viene en transporte con medios mecánicos o recibiremos de manos del transportista si es un bulto pequeño.
  2. Comprobaremos en el documento de entrega que, efectivamente, somos el destinatario y que la cantidad de bultos que nos entregan coincide con lo indicado.
  3. Comprobaremos que la mercancía recibida se encuentra en buen estado de embalaje y que no muestra signos de manipulación (precintos rotos, cajas abiertas o rotas, humedades, etc.,) siempre teniendo en cuenta que el embalaje cumple una función importante en la protección del material. Es muy importante, indicar cualquier anomalía en este sentido en el documento de entrega que sellamos/firmamos al transportista porque es la única forma de poder reclamar en caso de faltantes o roturas ocultas.
  4. Si no vamos a realizar la entrada de la mercancía inmediatamente después de su recepción, la situaremos sin desembalar en una zona que destinaremos a tal efecto, que no utilizaremos para otro propósito y que será inviolable, es decir, nada ha de salir de esta zona sin que haya tenido su correspondiente tratamiento de entrada en el almacén para formar parte del stock existente. Tampoco pondremos en esta zona, mercancías que consten ya en nuestro stock o que formen parte de alguna expedición de salida, esto, hará de nuestro almacén un lugar de stock fiable en el que basarnos para realizar las salidas necesarias.

(II) Documentación de comprobación

Para dar entrada a la mercancía en nuestro stock y en el circuito, seguiremos de forma ordenada los siguientes pasos:

  1. Crearemos un documento de entrada basado en el pedido de adquisición que hicimos a nuestro proveedor, de manera que podamos enlazarlo con el albarán de entrega (o packing list) al llegar la mercancía. Cotejaremos este documento con el albarán de entrega de mercancía, y comprobaremos que las referencias y cantidades coinciden con lo solicitado.
  2. Realizaremos las modificaciones oportunas en el documento de entrada con los posibles sobrantes y faltantes, creando un documento anexo en el caso de que queramos devolver al proveedor alguno de los materiales recibidos y no solicitados o en el caso de que no coincidan las cantidades indicadas en el albarán con lo realmente recibido.
  3. Con este documento será con el que realizaremos el conteo de la mercancía recibida punteando referencias, cantidades, caducidades y cualquier otro dato que sea necesario en el registro y no con el albarán de entrega porque, de esta forma, filtraremos los posibles errores de transcripción que se puedan producir al dar la entrada al material una vez contado y que aportaría datos erróneos a nuestro stock.

(III) Chequeo interno de producto

Cuando recibamos el documento de entrada y procedamos al chequeo,  actuaremos de la siguiente manera:

  1. Desembalaremos el material poniendo especial cuidado en no dañar la mercancía con herramientas de corte y conservaremos el residuo hasta el final del proceso; suele ocurrir que piezas pequeñas van al contenedor de residuos porque se ocultan entre el material de protección y nos damos cuenta de su falta cuando el embalaje ha sido ya desechado.
  2. Separaremos los distintos materiales para identificarlos y clasificarlos según su tamaño, forma, cantidad o cualquier otro criterio que consideremos operativo y una vez separado, comprobaremos, una por una, que toda la mercancía recibida, coincide en referencia y cantidad, anotando en el documento de entrada las diferencias que encontremos.
  3. Identificaremos la mercancía con nuestro registro con el fin de poderla ubicar en nuestro almacén de manera que se localice de forma rápida y sencilla. Una vez realizado el chequeo completo de la mercancía, procederemos a su ubicación, que quedará registrada en nuestro almacén, de forma manual o con radiofrecuencia si se dispone de este sistema. Es importante no ubicar nada hasta que toda la mercancía está revisada, así tendremos más facilidad para localizar errores de identificación y subsanarlos en el momento ya que si identificamos mal alguna referencia y ya la hemos ubicado, difícilmente podremos comprobar si es un error nuestro al chequear o del proveedor al enviar el material, a menos que volvamos al lugar de ubicación a comprobar todas las referencias trasladadas cada vez que se nos presente el caso.
  4. Devolveremos el documento de entrada debidamente cumplimentado con los datos requeridos y con las posibles discrepancias a nuestra administración para que realice las modificaciones oportunas, modifique las cantidades que vamos a recepcionar y avise al proveedor de los faltantes o para que las retire los sobrantes.

Una vez finalizado este proceso, las cantidades sobrantes quedarán en la zona de recepción hasta que sean tratadas. Este tratamiento, consistirá en que nos entregarán un documento de entrada por las cantidades sobrantes para que podamos identificarlo y ubicarlo, o un documento de devolución que adjuntaremos a la mercancía que no vamos a incorporar al almacén y que dejaremos en una zona destinada a tal fin bien identificada, embalada y accesible para cuando el proveedor pase a retirarla. 

Es el momento de retirar los restos de embalaje para dejar la zona de recepción siempre en las mejores condiciones de operatividad.

Una recepción efectiva, nos proporciona facilidad y rapidez en la preparación de pedidos y aporta fidelidad a nuestro inventario.

Recepción en almacén

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