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Cobranza y distribución

Cobranza y distribución

Proceso de Cobranza Eficiente o Efectiva

Proceso de gestión de cobranza eficiente

Proceso de gestión de cobranza eficiente – Sistema Debitia

Proceso eficiente o efectivo

El proceso de cobranzas eficiente o efectiva tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esta razon,  el proceso de Cobranzas eficiente o efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.

Definición del proceso

El proceso de cobranza, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de cobranza incluye:

  • Gestión de documentos, facturas, pagares, valores.
  • Definición de los planes, métodos, politicas y estrategias de cobranza.
  • Definición de Indicadores, reportes y KPI´s de referencia
  • Reportes de rendimiento y control sobre los métodos y estrategias de cobranza.
  • Proceso o workflow del proceso de cobranza

La utilización de Políticas, Indicadores y Reportes permiten organizar y recuperar la cartera vencida de cobros

La utilización de políticas, indicadores y reportes de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. En consecuencia, permitirá  definir y estandarizar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos.

PROCESO DE COBRANZAS EFECTIVA

 

Los pasos para hacer el Proceso de cobro en forma eficiente o efectiva:

  1. Organizar la gestión de información relevante de deudas para agilizar las cobranzas.
  2. Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranzas mediante un plan de cobranza.
  3. Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza.
  4. Automatizar el el envio de recordatorios mediante un proceso automatizado de avisos.
  5. Coordinar nuestro equipo de trabajo, para facilitar la gestión y recuperación de la cartera de cobranzas.
  6. Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
  7. Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza.
  8. Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranzas poder ajustar las estrategias de cobranzas.

PROCESO DE COBRANZA

¿Como hacer el proceso de cobro eficiente o efectivo?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobranzas en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga. Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo, le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

Proceso de cobranza eficiente Proceso de cobranza efectivaProceso de Cobranza Eficiente Proceso de Cobranza Eficiente o efectiva

Las 5 etapas para realizar el Proceso de Cobro eficiente o efectiva:

  1. Proceso y análisis de la información de cobranzas, organizar y validar la información posteriormente.
  2. Segmentar de la cartera de cobranzas y organizar los clientes a gestionar mediante un plan de cobranzas
  3. Definir y automatizar  las estrategias cobranzas y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
  4. Ejectar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida de cobranza, de acuerdo al plan de cobranza
  5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de cobranza.

¿Como coordinar y realizar el proceso de gestión de cobros eficiente?

El proceso de cobranzas eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajocon el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. La base del Proceso de cobranzas es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobranza. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el proceso de cobranzas sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

Proceso de Cobranza Eficiente

Cobranza Eficiente

El foco de este artículo es la metodología  de un proceso de cobranzas eficiente, si busca un sistema que organice su cobranza y la coordinación de su equipo en forma remota por favor busque aquí Software de Cobranzas

El margen para perfeccionar el proceso de cobranza es muy grande, organizarlo nos permitirá lograr un proceso de Gestión de cobranza efectiva.

La clave es ejecutar el Proceso de Proceso de cobros mediante etapas:

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobro deben ser más fuertes y de mayor impacto. Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención o producto.

Proceso de Cobranza Eficiente

Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar un proceso de cobros efectivo

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobranza. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen la cobranza. La Gestión y Negociación personal permiten coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. Este proceso tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes con los que interactúa la empresa.

Las 5 Etapas para hacer o realizar un Proceso de Gestión de cobros Eficiente.

  1. Procesar y analizar la información de cobranza, organizar y validar la información

    • Disponer de una política documentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
    • Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
    • El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
    • La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
    • La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
    • Incluir un proceso de aceptación de la factura
    • Tener el OK de el proceso comercial de orden de pagocon una orden de compra previa
    • Especificar los medios de pago y su recepción.
  2.  Segmentar de la cartera de cobranza. Organizar los clientes a gestionar

    • El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que mas impacto tendran para la cobranza
    • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
  3.  Definir y automatizar  la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.

    • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
    • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
    • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance
    • Los canales de comunicaciones con los que disponemos
    • Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
    • Utilizar las llamadas personales como complemento
  4. Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida

    • Eligiendo los canales en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
    • De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
    • Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
    • Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobranzas
    • Que incluya las llamadas teleónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza
    • Controlar el plan de cobranza de acuerdo a la definición estrategica.
  5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza

    1. Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado
    2. Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
    3. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranzas
    4. Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas.

Proceso de Cobranza Eficiente

Proceso de gestión de cobranza eficiente – Sistema Debitia

NUESTRA PROPUESTA:

Queremos ayudarlo a realizar el proceso de gestión de cobranza, utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión de Cobranzas. Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia y plan de cobranza que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva. Mediante un proceso de rápida adopción.

Ya ayudamos a hacer el proceso de cobranza en empresas comerciales.

Medir y mejorar los cobros, hacer eficiente proceso de gestión de cobranza

Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.

Los Beneficiós mas importantes de realizar un Proceso de Cobranzas  en forma organizada y efectiva son:

  1. Automatizar la gestión de cobranzas en forma efectiva
  2. Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
  3. Interactuar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
  4. Coordinar los canales digitales de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
  5. Aplicar las políticas y procesos de contacto definidas
  6. Automatizar la a estrategia de cobranzas y el trabajo remoto.
    1. Estableciendo el orden y la priorización.
    2. La distribución de tareas.
    3. La supervisión de sus colaboradores.
    4. Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.

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